Artisans du BTP : comment mieux gérer votre planning et éviter les retards ?

Comment éviter les retards lorsque l’on est artisan du BTP ? Les délais peuvent s’ajouter du fait de divers circonstances comme les intempéries si l’on travaille surtout en extérieur ou encore les retards de livraison des matériaux et équipements. Si l’on ne peut agir sur les conditions météo, on peut toutefois, apprendre à mieux gérer son planning pour éviter des retards, qui, répétés, entraînent un manque à gagner pour l’entreprise et la perte d’une clientèle. Explications.

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Un impératif : gérer son planning pour éviter les retards sur les chantiers 

Quelles sont les conséquences de retards sur un chantier ? 

Mieux gérer son planning pour éviter les retards sur les chantiers permettra d’éviter plusieurs inconvénients : 

• Subir la pression de ses coéquipiers : si vous êtes sur un chantier de rénovation et que votre travail doit être fini avant que d’autres artisans puissent intervenir (exemple : un carreleur attend pour refaire un revêtement que l’installation électrique d’une pièce soit terminée), un retard peut impliquer le retard des autres participants à la rénovation et entraîner du mécontentement de toutes parts (collègues, chef de chantier, maître d’ouvrage et pour finir, du client) ;

• Manquer de crédibilité auprès d’un client : si vous travaillez seul pour un client direct, un retard est vite mal perçu. En effet, s’il s’agit de refaire une salle de bain et que le retard est important, le client devra peut-être vivre à l’hôtel ou chez un proche plus longtemps que prévu, ce qui peut occasionner des frais pour lui et des soucis d’organisation. Il est donc important de s’en tenir aux délais ayant été planifiés au moment de la prise de commande. Ce qui est inscrit sur le devis doit être respecté. Au moment d’établir un devis, il ne faut pas jouer sur les délais pour remporter le marché face à la concurrence mais donner vraiment des délais réalistes, en prenant même une marge de sécurité. Par exemple, si vous devez acheter des matériaux chez plusieurs fournisseurs pour refaire une salle de bain et poser une douche italienne, vous ne pouvez pas forcément savoir si les délais pour les achats seront respectés à la lettre et en prenant une marge de sécurité, on peut éviter de perdre la crédibilité du client.

• Perdre de l’argent : l’organisation d’un chantier par un artisan signifie aussi qu’il doive suivre les dates annoncées pour ne pas prendre de retard sur le chantier suivant. Un retard chez un client peut entraîner des retards en chaîne chez les autres clients et mettre à mal une réputation non chez un seul client mais chez plusieurs. Si les délais annoncés sur un devis ne sont pas respectés sur un chantier, le client peut aussi exiger des pénalités de retard et facturer les dépenses imprévues consécutives à une prolongation du chantier. La norme Afnor NF P03-001 est la référence en matière de calcul des pénalités lorsqu’on évoque une construction privée. Pénalités et sanctions financières - pour un chantier d’envergure ou pour l’intervention d’un seul artisan pour une petite rénovation – peuvent vite chiffrer et impliquer des surcoûts pour les artisans et leur entreprise. 

Quelles sont les solutions permettant aux artisans du BTP de suivre facilement un planning ?

Planifier les différentes interventions avec rigueur

Pour intervenir chez les clients, l’artisan du BTP doit avoir une bonne méthode de planification et ne pas donner des délais trop court et irréalistes lorsqu’il établit des devis ou signe des contrats. Il doit également bien délimiter la fin de son intervention pour ne pas cumuler les retards sur les clients suivants. 

Relancer les clients réguliers en période plus creuse

C’est notamment le cas pour les contrats d’entretien. Les clients peuvent oublier les dates d’un entretien annuel comme pour une pompe à chaleur, une climatisation ou l’entretien annuel d’une chaudière ou d’un poêle à granulés. 

Proposer des entretiens hors saison permet de ne pas se retrouver débordé aux périodes les plus demandées. Par exemple, la plupart des clients vont demander l’entretien des radiateurs ou d’une chaudière juste avant l’entrée dans l’hiver et les agendas se remplissent très vite à l’automne. Le chauffagiste peut proposer un entretien en fin d’été avant d’être trop débordé par les demandes. 

Les professionnels qui ont établi des contrats d’entretien annuels avec leurs clients peuvent donc essayer de faire passer ces entretiens sur des périodes plus calmes ce qui dégagera plus de temps pour les autres chantiers aux périodes les plus chargées. 

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Organiser le déroulement du chantier en amont

Dès la signature d’un contrat et même si le chantier débute plus tard, l’artisan peut anticiper en commandant les matériaux dont il aura besoin pour la construction ou la rénovation. Par exemple, le carreleur peut commander, chez ses fournisseurs, tout le carrelage et le stocker pour être sûr de ne pas subir un retard du fait d’une rupture de stock chez le fournisseur. C’est encore plus important s’il faut tenir compte des délais et que les matériaux viennent de l’étranger (exemple : une qualité de bois exotique pour un menuisier, etc.)

Choisir ses fournisseurs avec soin

L’artisan est parfois tributaire des délais des fournisseurs. Lorsqu’il s’aperçoit qu’un fournisseur n’honore jamais les délais annoncés ou qu’il y a des erreurs dans les livraisons et que cela entraîne des retards réguliers pour son propre travail, il aura tout intérêt à rechercher de nouveaux fournisseurs qui soient plus fiables. Un retard occasionnel est acceptable mais des retards répétés et des produits inadaptés doivent inciter l’artisan à changer de fournisseur pour ne pas répercuter les délais sur ses propres clients.

Suivre avec rigueur les employés dans le travail

Lorsqu’un artisan s’entoure d’une équipe, cette dernière est aussi l’image de son entreprise. Qu’il s’agisse d’apprentis en formation professionnelle, d’intérimaires ou de salariés, il est important que chacun délivre un ouvrage de qualité dans les délais impartis pour ne pas retarder les autres personnes de l’équipe et ne pas mécontenter le client. 

Organiser la planification des tâches sur la durée

L’artisan utilise un planning sous forme de tableau où chacun peut avoir un aperçu des différents chantiers et/ou du rôle de chacun des salariés sur un gros chantier. Un ajustement régulier est ensuite nécessaire, d’où un suivi du déroulement de chantier, minutieux.

Le suivi de la planification peut être assuré par une personne administrative qui veillera au suivi en temps réel. Pour un artisan qui travaille seul et planifie lui-même ses chantiers, il peut trouver certaines facilités à l’utilisation d’un logiciel de planification de ses tâches. 

Certaines applications peuvent également lui permettre de créer des alertes sur son smartphone et l’aider à ne rien oublier dans une semaine particulièrement chargée. 

Les réunions de chantier : un indispensable

Pour être efficace lorsque l’on travaille en équipe, il faut également faire régulièrement le point avec les différents intervenants. En ce sens, la réunion de chantier, permet de voir l’avancée des travaux à l’instant T et de pouvoir anticiper sur les éventuels retards. Si une intervention est décalée sur un chantier d’une ou deux semaines, il est alors possible de déplacer des petites interventions chez des particuliers ou d’effectuer des entretiens annuels (voir plus haut) pendant ces délais imprévus. 

Cela permet de ne pas perdre trop de temps et de cumuler des retards après un gros chantier.

Pour éviter les retards et perdre sa crédibilité auprès des clients, tout artisan du BTP doit utiliser les moyens à sa disposition pour organiser et planifier au mieux ses chantiers. S’ajoutent aussi un esprit collaboratif pour les chantiers où l’on travaille à plusieurs et un suivi rigoureux de l’avancée des travaux afin de pouvoir réajuster, au fur et à mesure, ce qui est nécessaire pour terminer dans les délais.