Comment réduire les impayés dans le bâtiment ?

Les impayés sont des fléaux pour votre trésorerie et s’ils sont mal gérés et trop nombreux, ils peuvent représenter un risque non négligeable pour la santé de votre entreprise. A suivre, tous nos conseils utiles pour réduire les impayés dans le bâtiment. 

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Impayés clients : quels sont les risques pour un artisan ?

Du travail en plus pour gérer cette situation d’impayés

Les impayés clients peuvent coûter cher à une entreprise artisanale. Qu’il s’agisse d’une structure de plusieurs personnes ou pour un artisan travaillant en solo, le risque est bien réel. 

Une accumulation d’impayés peut vite entraîner un déséquilibre important de trésorerie. 

Pour traiter les impayés, il est nécessaire de passer du temps en relances et ce temps n’est pas consacré à un travail sur les chantiers. 

Les retards peuvent parfois être vite maîtrisés et la situation rentrer dans l’ordre, mais lorsque ce n’est pas le cas, il faut engager des démarches en contentieux. De longues procédures, souvent chronophages, représentent des risques pour l’entreprise et il vaut mieux les éviter en adoptant les bons réflexes dès la prise de commande.

Trop d’impayés : un risque pour votre trésorerie 

Lorsque retards et impayés se multiplient, votre trésorerie peut vite être fragilisée, surtout si vous n’avez pas planifié votre comptabilité en tenant compte des imprévus. Certains mois où les dépenses sont plus importantes (frais de gestion plus élevés par exemple), si des impayés sont aussi plus fréquents, cela peut vite conduire un artisan à mettre la clé sous la porte.

Pour éviter ces risques et ne pas avoir à faire face à des impayés, certaines précautions doivent être prise en amont, au moment de signer une commande auprès d’un client. 

Fixez clairement vos règles et conditions de paiement et n’oubliez pas de les écrire noir sur blanc sur vos documents. 

Quelles précautions prendre pour éviter les impayés ? 

Savoir anticiper en connaissant mieux ses clients

L’artisan doit commencer par distinguer les clients réguliers qui sont solvables et payent avec régularité des nouveaux clients dont ils ne savent rien. 

Pour ces derniers, il faut évaluer les motivations du client et prendre quelques informations au moment de la prise de commande. Le type de chantier doit être pris en compte. On sera forcément plus vigilent pour un chantier d’envergure qui représente une somme importante que pour un petit travail d’appoint. Cependant, il faut aussi éviter le piège de la négligence pour des « petits chantiers » car plusieurs impayés sur des sommes modestes peuvent vite représenter d’importantes sommes d’argent et plomber la trésorerie de l’entreprise. 

Estimer le sérieux du client est aussi important pour un artisan qu’il peut être important pour le client d’estimer le sérieux de l’artisan.

Une relation de confiance doit s’instaurer. Vous devez savoir jauger si le client a un réel projet et les fonds nécessaires pour le réaliser ou s’il fait des travaux qu’il sait d’avance ne pas pouvoir payer. Les difficultés financières d’un client font partie des causes d’impayés même si ce ne sont pas les seules causes relevées. 

Les clients peuvent aussi être souvent en déplacement pour leur travail et ne pas trop s’occuper du chantier. Au moment de payer, il faudra s’assurer que quelqu’un a bien la signature en leur absence ou qu’il leur sera possible de faire un virement à distance pour régler les factures. 

Soigner le travail sur le chantier 

Parmi les raisons qui peuvent être invoquées par le client qui ne paye pas, il y a aussi les défauts de construction ou les désaccords sur l’exécution d’un contrat qui peuvent ralentir le paiement final ou entraîner un impayé.

Il est donc essentiel de produire un travail de qualité bien sûr, mais aussi de bien s’entendre sur les conditions d’exécution du contrat et de tout noter sur le devis afin d’éviter les litiges et les impayés en fin de chantier. 

Libeller ses devis avec soin 

C’est dès la signature du devis entre le client et l’artisan que tout se joue. 

Un devis bien rédigé vous évitera tout litige futur et tout impayé. 

Il doit reprendre toutes vos coordonnées et celles de l’entreprise, celles du client, les termes du contrat et le détail précis du travail à faire – sans oublier le descriptif des matériaux, formes, couleurs, matières, tailles, gammes, prix – et les conditions de paiement. 

Pour des sommes importantes, on peut demander un paiement en 3 temps : un premier versement à la prise de commande, un second à mi chantier et le solde après livraison du chantier. 

Le Code du Commerce stipule qu’un délai commun de 30 jours après exécution d’un contrat est prescrit. Ce délai, pour un artisan, peut être réduit ou augmenté. Il convient de vous mettre d’accord avec le client dès la signature du contrat. 

La mention utile : il est conseillé d’ajouter une mention dans les conditions de paiement stipulant que les pénalités de retard en vigueur peuvent s’appliquer en cas d’impayé à la date prévue. Cette mention doit figurer sur vos factures et vos conditions générales de vente. En plus de ces pénalités de retard, une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement pourra aussi s’appliquer et il ne faut pas hésiter à le mentionner sur vos documents contractuels. 

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Impayés clients : comment réagir ? 

Relancer les clients 

La première démarche est de relancer les clients, d’abord par téléphone mais ensuite par écrit pour garder une trace. 

L’objectif est de régler le problème à l’amiable autant que possible pour éviter de perdre de bons clients. 

Toutefois, si vous estimez que le client n’est pas sérieux et qu’il n’a pas l’intention de vous payer, il ne faut plus tergiverser et passer par un traitement contentieux.

En dernier recours : le contentieux 

Vous avez tout essayé : relance téléphonique, relance par courriel et lettre postale mais votre client fait le sourd ? 

Vous devez alors envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. En tant qu’artisan, vous avez des devoirs envers vos clients, mais aussi des droits. 

Ce courrier permet de réclamer le règlement des sommes dues sous un délai – généralement de 8 jours – à la date de réception du courrier. Cet acte juridique précède une action devant les tribunaux et produit souvent le déclenchement du paiement mais parfois ce n’est pas le cas et il faudra passer à l’étape suivante. 

Lorsque rien n’aboutit, malgré toutes vos relances, vous pouvez remettre le dossier à une agence de recouvrement pour qu’elle se charge de récupérer les sommes dues – moyennant un pourcentage – ou lancer une procédure d’injonction de payer, à déposer via un formulaire Cerfa au greffe du tribunal compétent. Lors d’une audience, le tribunal vous ayant entendu délivre le document d’injonction de payer et vous pourrez ensuite mandater un huissier de justice pour signifier cette injonction de payer au client débiteur. 

L’injonction de paiement occasionne quelques frais (entre 50 et 100 euros en tout) mais elle permet de récupérer des sommes non payés dans des délais assez courts. 

Pour utiliser ce moyen de recours, il faut toutefois avoir des documents - à présenter au tribunal - qui soient rédigés de façon claire et précise (conditions générales de ventes, conditions de paiement, détail des prestations). Dans le cas contraire, le tribunal pourra rejeter votre demande. 

Pour éviter les impayés clients dans le bâtiment, il faut consacrer suffisamment de temps à des relances factures, mais aussi bien rédiger ses documents en amont de chaque commande. Conditions générales de vente et délais et conditions de paiement ne doivent pas être oubliés. Cela vous évitera des périodes longues et fastidieuses pour régler les impayés et vous permettra de vous consacrer à vos chantiers !