Gestion des devis : les ajustements indispensables en janvier pour éviter les impayés et les litiges

Il est toujours utile, en début d’année, de faire un petit rappel des bonnes pratiques pour une gestion des devis efficace afin d’éviter de possibles impayés ou des litiges après la fin d’un chantier. Voici les éléments à ne pas oublier lors de la rédaction de ce document indispensable entre le client et l’entreprise de BTP ou l’artisan, prestataire de service.

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Pourquoi est-il indispensable de bien libeller un devis ?

Le devis est un document qui sert entre un prestataire (exemple : artisan, entreprise du BTP) et un client. 

Le devis doit mentionner, par écrit, le descriptif de la prestation, des travaux (construction, rénovation) et des moyens utilisés pour ces travaux (type de matériaux et références, coût de la main d’oeuvre, délais prévus). 

Le devis, une fois signé, pour accord par le client, sert de référence tout au long du chantier. C’est pourquoi il est important de bien y inscrire le descriptif des équipements et des matériaux, les matières choisies, les formes et les couleurs. 

Lorsqu’il est question de rénovation thermique, on inscrit d’autres données essentielles pour le bon suivi des travaux (exemple : type de matériaux d’isolation, épaisseur, type de vitrage pour une rénovation des fenêtres, référence du verre, etc.) ou dans le cadre d’une rénovation globale en peinture tout ce qui concernera, non seulement les peintures choisies, mais aussi la surface à couvrir, les finitions choisies pour chaque pièce, etc.

Si le type de carrelage pour refaire une terrasse extérieure est succinctement abordé, cela peut donner lieu à des litiges plus tard. Le client peut avoir exprimé oralement le souhait d’une finition antidérapante ou encore d’une couleur particulière et, s’il n’obtient pas cela à l’arrivée, il peut tout simplement refuser de payer ou exiger que tout le travail soit à reprendre aux frais de l’entreprise. 

Il est donc essentiel de bien noter les détails sur chaque devis pour éviter les litiges en fin de chantier. 

D’autres oublis peuvent coûter cher à l’entreprise, par exemple : se tromper d’adresse (le destinataire du devis n’est pas forcément celui chez qui les travaux vont être faits), oublier de mentionner les conditions de paiement ou la demande d’acompte à telle date, etc. 

Pour éviter les impayés, les litiges dus à l’exécution de travaux non-conformes aux souhaits du client, à des retards sur le chantier, etc. il est donc indispensable de bien gérer vos devis.

Gestion des devis : les mentions obligatoires lors de sa rédaction pour éviter les litiges

Janvier commence avec les bonnes résolutions et pas seulement dans la vie personnelle mais aussi professionnellement. Profitez de ce mois de démarrage pour contrôler minutieusement vos écrits, en particulier le libellé de vos devis et de vos factures. 

Généralement,  si le devis est bien libellé, il servira ensuite à générer la facture correspondante ce qui vous évitera de refaire le travail. 

Comment libeller son devis en janvier pour éviter les impayés et les litiges plus tard ? 

Les mentions obligatoires sur le devis sont valables pour tous les clients, avec quelques ajustements (nom et adresse du destinataire par exemple) : 

• nom de l’artisan/dénomination de l’entreprise ;
• coordonnées (adresse postale, courriel, numéro de téléphone…) ;
• références administratives (enregistrement et statut/forme de l’entreprise : Siren, Siret. APE…) ;
• date du devis et validité ;
• conditions de paiement ;
• conditions de livraison et d’exécution du contrat avec le client ;
• signature.

A noter : le numéro individuel d’identification à la TVA doit être ajouté ainsi que la mention concernant l’assurance décennale obligatoire. 

Les artisans qui travaillent en solo et n’ont pas forcément l’équipement informatique leur permettant de saisir toutes ces données peuvent avoir des carnets de devis pré-imprimés. Ils devront s’équiper d’un tampon de l’entreprise avec leurs informations obligatoires (adresse, coordonnées, numéro d’enregistrement de l’entreprise) et ajouter les autres mentions manuellement. 

Pensez aussi à mentionner si le devis est payant ou s’il est gratuit. 

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Quels ajustements indispensables pour la gestion des devis en janvier ?

Comment éviter les impayés ?

Quelques précautions sont à prendre pour éviter les impayés. C’est surtout le cas pour des nouveaux clients dont vous ne connaissez rien. 

Les clients habituels qui suivent leurs factures avec sérieux peuvent faire exception pour des montants de facture moyennement élevés. 

Pour les travaux conséquents avec des montants importants, il vaut mieux échelonner les rentrées d’argent. C’est aussi un bon moyen d’équilibrer la trésorerie. 

N’hésitez donc pas à mentionner sur le devis l’acompte ou les acomptes à verser à plusieurs dates en fonction de la durée des travaux. Par exemple, il est possible, au moment de la signature du devis, de demander le règlement d’un acompte équivalent à 30 % du montant total du devis. 

Proposer un échelonnement pour faciliter les paiements 

A chaque étape, lors d’un chantier de longue durée, il est possible de prévoir un paiement. En proposant, dès l’accord et la signature sur le devis, un échéancier des paiements, cela permet aux clients d’anticiper sur les sommes à venir et de ne pas se retrouver en fin de chantier à devoir régler une somme conséquente en une seule fois. 

Les pénalités en cas de non paiement à faire figurer sur le devis 

Pour anticiper les risques d’impayés et les litiges, ils est toujours préférable d’ajouter une mention sur le devis et la facture indiquant que des pénalités de retard peuvent s’appliquer en cas de non-paiement. 

Si aucune mention de date de paiement n’est indiquée, cela signifie que le paiement se fera au plus tard 30 jours après la livraison du chantier ou 30 jours maximum après la fin d’une prestation. 

Lorsque l’on souhaite apposer une mention de délai sur un devis ou une facture, celle-ci ne doit pas excéder 45 jours fin de mois date de facture ou 60 jours nets.

Les précautions à prendre contre tout litige sur un devis

Pour éviter les litiges sur vos devis, certains ajustements sont indispensables en janvier, comme par exemple : 

• soigner la description de la prestation à effectuer et être suffisamment précis (surfaces, volumes, types de matériaux – forme, couleur, finition – type d’installation ou d’équipement, etc.).
• en cas d’accord entre les parties, faire signer le devis pour acceptation avec la mention « bon pour accord » ;
• ne pas omettre de faire figurer les conditions générales de vente. Ces conditions générales de vente peuvent être préimprimées puis envoyées avec le devis à vos clients. Au moment de vous retourner le devis signé pour accord, ils devront aussi vous adresser ces CGV dûment signées. 

Bien gérer ses devis en janvier est indispensable pour éviter tout risque de litige ou d’impayés en fin de chantier. On vérifiera la présence des mentions obligatoires, des conditions générales de vente, des modalités de paiement et l’exactitude du descriptif avant de faire signer le client pour accord.